各学院：
为切实做好2026级学生档案管理工作，确保档案材料完整规范、信息准确无误，现将本次档案收集工作的具体事项通知如下：
一、收集范围
2026级学生（含普招生、专升本学生、部分复学及转专业学生）。
二、档案内容及要求
（一）高中阶段档案：须由毕业高中学校统一密封，封口处加盖学校公章，严禁擅自拆封。（省外学生档案需由辅导员前往招就办领取打印版）
（二）团员档案：包含团员证、入团志愿书（须加盖入团单位团组织公章），整体由团组织关系转出单位负责密封，非团员学生无需提供。
（三）大专阶段档案（仅专升本学生提供）。
（四）新生入学登记表（附件2）。
（五）身份证复印件1份。
（六）录取通知书复印件1份。
上述材料整理后，请在档案袋对应资料目录栏标注打钩；所有涉及手写的内容，均须使用黑色签字笔填写。
三、注意事项
（一）所有档案材料务必真实、完整，严禁涂改或伪造。密封档案须保持封口完好，擅自拆封的档案将视为无效，须返回原学校（单位）重新密封。
（二）未按时提交档案或缺失材料的学生，由辅导员写明具体原因，并在附件1《学生档案信息表》备注栏中注明。
（三）学生档案是学生在校期间的核心个人材料，请各辅导员务必高度重视、认真处理，严格依照相关规定流程操作，仔细反复核查，确保信息准确无误。
四、入库要求
（一）填写《学生档案信息表》，纸质版一式三份（须由学生代表、带班辅导员签字，学院书记签字盖章确认），电子版以学院为单位发送至112005＠gwng.edu.cn。
（二）档案袋以班级为单位整理，按学号从小到大顺序排序（小号在上、大号在下），并将一份纸质版《学生档案信息表》放置在整批档案最上方（《信息表》填写顺序须与学号排序一致，且与档案排序顺序保持一致）见附图。
（三）在档案袋背面底部（见附图），按照学生档案信息表上的序号填写对应序号。
（四）入库时间：自本通知发布之日起至10月16日（每周一、四下午办理），请提前预约入库时间，避免同一时间段集中等待。
（五）若有疑问，可拨打学生管理科咨询电话：22245763。
附件2：2026级广东外语外贸大学南国商学院新生入学登记表.doc
学生处
2026年9月8日